Решение о переезде офиса — важный шаг для любой компании. О том, что понадобится подготовить для быстрого переезда в новое офисное помещение больше информации Вы можете найти на сайте транспортной компании «Инка Транс». Но помимо организационных и финансовых вопросов, здесь возникает целый ряд юридических нюансов, которые необходимо учесть.
С чем придется иметь дело при переезде офиса?
Вашим офисным юристам придется разобраться со следующими моментами:
- Согласование переезда с арендодателем текущего помещения. Изучите Ваш договор аренды — в нем могут быть предусмотрены определенные сроки и условия расторжения. Скорее всего, Вам нужно будет направить письменное уведомление арендодателю о намерении съехать и согласовать дату.
- Оформление нового договора аренды. Перед подписанием тщательно проверьте все пункты, особенно касающиеся оплаты, сроков, условий досрочного расторжения, возможности субаренды и т.д. Убедитесь, что в договоре четко прописана ответственность арендодателя по подготовке помещения к въезду и срокам устранения возможных проблем.
- Переоформление юридического адреса компании. Если Ваш юридический адрес совпадает с фактическим местонахождением офиса, при смене локации нужно будет внести изменения в учредительные документы и подать сведения в налоговую инспекцию.
- Уведомление контрагентов, партнеров, клиентов. После переезда обязательно разошлите всем информацию о новом адресе. Если меняются и другие реквизиты (телефоны и т.п.) — сообщите и о них тоже. Возможно, потребуется переподписать какие-то договоры.
- Соблюдение норм трудового законодательства. Если в связи с переездом у части сотрудников существенно увеличивается время на дорогу, у Вас могут возникнуть сложности. По закону нельзя в одностороннем порядке ухудшать условия труда.
Кто может помочь с процессом офисного переезда?
Организация переезда офиса — это комплексный процесс, который затрагивает множество аспектов деятельности компании. Чтобы все прошло гладко, имеет смысл привлечь профильных специалистов и доверить им решение конкретных задач. Среди них обязательно должны быть:
- Мувинговая компания. Сотрудничество с фирмой, специализирующейся на офисных переездах, избавит Вас от множества хлопот. Например, при перевозке грузов, компания www.inka-trans.ua предоставляет упаковочные материалы, забирает, перевозит и расставляет мебель и оборудование на новом месте, а потом вывозит оставшийся мусор.
- Юрист. Он поможет грамотно расторгнуть старый договор аренды, согласовать условия нового, оформить изменение юридического адреса и другие необходимые документы. Также юрист подскажет, как правильно уведомить контрагентов о переезде и какие нюансы трудового законодательства нужно учесть.
- Риэлтор. Профессиональный брокер по коммерческой недвижимости подберет подходящие варианты новых офисных помещений, соответствующих Вашим требованиям по расположению, площади, инфраструктуре и бюджету. Он также проведет переговоры с потенциальными арендодателями и поможет выбрать оптимальный объект.
- IT-подрядчик. Перевозка и настройка компьютерного оборудования, прокладка сетей, установка телефонии — все это лучше доверить профессионалам. Особенно если у Вас большой офис со сложной IT-инфраструктурой. Специалисты спланируют работы так, чтобы переезд прошел быстро и с минимальным простоем.